دفتر مدرنِ «طرح باز» (این پلن)، فضایی با یک در یا میز کاری، شاید به نظر، فرزند اتاق تحریریه روزنامه ها یا سالن بازار بورس به نظر برسد اما میراث آن را در ضمن می توان تا آلمان دهه ۱۹۶۰ دنبال کرد. در آن جا بود که دو برادر که در شرکت پدرشان که مبلمان محل کار می فروخت، کار می کردند جنبش «بورولاندشافت» یا «چشم انداز دفتر کار» را آغاز کردند که هدفش بهبود ارتباط بین همکاران و بازدهی کار و کاهش اهمیت جایگاه افراد در سلسله مراتب بود.
در چند دهه بعد این فکر در آمریکای شمالی جا افتاد و کارفرمایان از دفاتر سنتی که در آن یک یا دو نفر در هر اتاق بودند به فضاهای بزرگ و بدون دیوار رو آوردند. به اول قرن حاضر که رسیدیم، حدود دوسوم کارگران آمریکایی روزی های شان را در دفاتر «این پلن» می گذارند.
اما این طراحی که رایج شد، مشکلاتی پدید آمدند. در سال ۲۰۰۲، مطالعه ای طولانی از کارمندان شرکت های نفت و گاز در کانادا که از دفاتر سنتی به دفاتر باز نقل مکان کرده بودند به این نتیجه رسید که در تمام جنبه های مورد نظر (از احساس راجع به محیط کار تا روابط با همکاران و عملکرد از نظر خود) کارمندان در دفاتر باز احساس رضایت بسیار کم تری داشتند.
یک توضیح برای این واقعیت می توان این باشد که دفاتر باز، اولویت را به ارتباطات و همکاری می دهند اما حریم خصوصی را قربانی می کنند. در سال ۱۹۸۰، گروهی از پژوهش گران روان شناسی مطالعه ای منتشر کردند که می گفت این قربانی کردن شاید عواقبی ناخواسته داشته باشد. آن ها یافتند که «حریم خصوصی در معماری» (مثلا این که بتوانی در اتاق را ببندی) همراه با «حریم خصوصی روانی» (احساس این که «بر دسترسی به خود یا گروه خود، سیطره داری») است و میزان سالمی از حریم خصوصی روانی هم گام با رضایت بیش تر شغلی و عملکرد بهتر است.
در فقدان حریم خصوصی، مشکل صدا هم وسط می آید؛ صدای حرف زدن، صدای تایپ کردن و حتی صدای جویدن همکاران. مطالعه ای در سال ۱۹۹۸ نشان داد که صدای پس زمینه (چه شامل حرف زدن باشد چه نه) هم بر حافظه تاثیر می گذارد و هم بر قابلیت انجام معادلات ذهنی.
مطالعه ای دیگر نشان می دهد که حتی موسیقی هم تاثیر سوء بر عملکرد دارد. بعد می رسیم به مساله نور؛ دفاتر باز معمولا شامل اتاقک هایی دور از پنجره ها می شوند و مطالعات نشان می دهد که در روزهای کاری، کارمندانی که پنجره ندارند به طور متوسط ۴۷دقیقه کم تر از آن هایی که پنجره دارند، می خوابند و روی هم رفته نیز کیفیت خواب شان بدتر است. نور مصنوعی هم معایب خودش را دارد.
دو پژوهش گر اخیرا به این نتیجه رسیدند که نور درخشان بالای سر فرد به تشدید عواطف می انجامد و احساس تهاجم و جذابیت جنسی را تقویت می کند؛ نتیجه می تواند تمرکز نداشتن در طول جلسات در صورت بالا گرفتن بحث و جدل یا عصبانیت همکاران باشد.
وقتی گروه دیگری در کار می آید که توجه کنیم انواع مختلف شخصیتی پاسخی متفاوت از یک دیگر به شرایط محل کار دارند. مثلا مطالعات در مورد موسیقی پس زمینه نشان می دهد که تاثیرات منفی آن باری درون گراها بسیار بیش تر از برون گراها است. اما ماشین قهوه خوری دفتر هم می تواند برای بعضی کارمندان مضر باشد.
تحقیقات اخیر نشان داد که میزان معتدلی از کافئین می تواند قابلیت حفظ اطلاعات در طولانی مدت را بهبود بخشد. اما پیش از این پژوهش هایی نشان داده اند که کافئین برای عملکرد ادراکی درون گراها در طول روز کاری مضر است.
آن چه کار را پیچیده تر می کند، این است که ساکنان اتاقک ها همیشه دنبال راه هایی برای بهبود تجربه خود در محل کار هستند. آخرین تبی که همه جا را گرفته، میزهای ایستاده است که از مخاطرات سلامتی تمام روز نشستن، که وسیعا گزارش می شوند، الهام گرفته.
مطالعه ای نشان می دهد که کسانی که حداقل روزی شش ساعت می نشینند نسبت به کسانی که سه ساعت یا کم تر می نشینند، خطر مرگ زودهنگام بیش تری دارند؛ جدا از این که میزان فعالیت فیزیکی هر یک چه قدر باشد. اما روی پا ایستادن هم مخاطرات سلامتی خاص خودش را دارد: اگر روزی بیش از هشت ساعت سر پا بایستی، خطر درد کمر و پا و زایمان زود هنگام وجود دارد.
پس آن صاحب کاری که حواسش به این پژوهش ها هست باید چه کند؟ کاری ساده: به کارمندان، دفاتر خصوصی خودشان را بدهید، با کلی نور خورشید و بدون نور چراغ سقفی. به درون گراها هدفون هایی ضد صدا و قهوه بدون کافئین (دیکاف) بدهید و در عوض، برون گراها را پر از کافئین کنید و حتی بگذارید گاهی به موسقی گوش کنند. و نگذارید هیچ کدام مان زیادی بنشینیم یا زیادی بایستیم. شاید بهتر باشد چمباتمه بزنیم.
